Bunun için öncelikle bir e-posta gönderme programına ihtiyacınız var. Günümüzde kullanılan popüler e-posta programları, windows işletim sistemleri için, Outlook Express, Netscape Messenger, Eudora ve Pegasus Mail olarak sıralanabilir. Daha pek çok e-posta programları vardır ve hepsinin de kullanımı birbirine benzer. Unix tabanlı sistemlerde ise “Pine” ve “Netscape Messenger”, en sık kullanılan e-posta programlarıdır.
Aşağıdaki şekilde, popüler windows e-posta programlarından Outlook Express’in çalıştırıldığındaki görüntüsü görülmektedir. Buradan “New Mail” yazan düğmeye fare ile tıklandığında, yeni bir e-posta yazabileceğiniz bir ortama geçiş yaparsınız.
Aşağıdaki şekilde ise, Outlook Express için, yeni e-posta yazılabilecek alan görülmektedir :
Burada görüldüğü gibi, iş sadece gerekli yerleri doldurmak ve boş sayfaya e-posta mesajını yazarak göndermekten ibaret !!! (Üstte en soldaki “Send” düğmesine basmak!) Send düğmesine basıldığında, eğer o an kullandığınız bilgisayarla sisteminizde e-postaları dağıtmakla yükümlü postane servisi arasında bağlantı (internet bağlantısı!) varsa, yazdığınız e-posta ilgili postane servisine iletilecek ve buradan da, gideceği adrese yönlendirilecektir. Herşey yolunda giderse, saniyeler mertebesinde bir zaman dilimi içinde yazdığınız e-posta, varacağı adrese dağıtılmak üzere, karşı tarafın postane sunucusuna iletilecektir. tabii yine, aradaki internet bağlantısının açık olması kaydıyla! Eğer o an için bağlantı kesikse, gönderme işlemi periyodik olarak, bağlantı sağlanana dek, gerçekleştirilmeye çalışılır. Uzun bir süre gönderilemezse (bu genellikle birkaç gündür) o zaman gönderen kişiye (yani size!) bununla ilgili bir mesaj gelecek ve e-postanızın gönderilemediği bildirilecektir.
Aslında e-posta gönderme işlemi basit olsa da, kullanılan e-posta programının ilk ayarlarının da yapılmış olması gerekir. Bunlar, sizin e-posta adresinizin, e-postalarınızı dağıtan postane servisinin (smtp sunucusu) adresinin ve size gelen e-postaların tutulduğu postane servisinin (son ikisi genelde aynı adreslerdir) program seçeneklerine girilmesi olarak sıralanabilir. Bunun yanında, e-posta programlarının daha pek çok -kullanıcı tarafından değiştirilebilecek- özellikleri de vardır. Outlook Express ve Netscape Messenger için kullanıcı ayarları daha sonra anlatılacaktır.
